Постановка управленческого учета - сложная задача, которая часто решается в рамках реорганизации всей компании. Все проблемы, связанные с постановкой управленческого учета, можно обобщенно сформулировать следующим образом:
- · сложность в определении квалификации и подборе специалистов, в чьи обязанности входит постановка и ведение управленческого учета;
- · отсутствие понимания руководством и сотрудниками предприятия данного участка работы
- · отставание на других участках работы: слишком большое различие между бухгалтерским и налоговым учетом, отсутствие четкой структуры предприятия;
- · отсутствие идеологии на предприятии, которая обеспечивала бы работу коллектива как единого целого, отношения взаимопомощи, взаимного уважения и осознание ответственности за предоставляемую информацию;
- · сложность в техническом обеспечении функционирования системы управленческого учета: отсутствие необходимой компьютерной техники, программного обеспечения и т.п.
Ответственность за решение всех этих проблем ложится на руководство предприятия, которое должно проявлять заинтересованность в создании полноценной системы управленческого учета и проявлять инициативу в решении сопутствующих организационных, психологических и технических проблем.
Одной из проблем является недостаточное понимание сущности управленческого учета в компании. Однако главной целью управленческого учета является ориентация управленческого процесса на достижение стратегических и тактических целей предприятия, и по этой причине система управленческого учета должна включать в себя и систему сбора информации по конкурентам, покупателям, качеству продукции, и информацию об эффективности организационной структуры компании, методов стимулирования и т.д. Система управленческого учета должна охватывать все службы предприятия и весь спектр данных о его деятельности.
Система управленческого учета обеспечивает менеджеров информацией по следующим группам:
- · информация для внутренней текущей отчетности в целях планирования и контроля затрат на производство и оценки производительности труда как отдельных работников, так и каждого подразделения предприятия;
- · информация для внутренней текущей отчетности по прибыльности производимой продукции, ее потребителям, каналам распределения и т.д., для принятия решений по распределению ресурсов и в некоторых случаях для определения ценовой политики;
- · информация для внешней отчетности, получаемая в процессе анализа финансового состояния в интересах инвесторов, правительства и других внешних потребителей.
Достоверность информации системы управленческого учета зависит от многих факторов: были ли грамотно выделены и учтены цели предприятия и стратегии их достижения при разработке системы управленческого учета; правильно ли выбраны центры финансовой ответственности; соответствует ли технология бизнес-процессов задачам компании и планируемой системе управленческого учета; правильно ли выбрана система распределения накладных расходов; как налажены горизонтальные связи и распределена система ответственности по сбору информации и составлению бюджетов;
При внедрении системы управленческого учета перед предприятием кроме перечисленных проблем будет стоять и много других.
Однако результаты, полученные от внедрения системы управленческого учета, превзойдут все ожидания, так как правильно поставленный управленческий учет даст информацию, необходимую для расстановки приоритетов в деятельности предприятия и планирования его дальнейшей деятельности, предоставит базу для оценки перспективности открывающихся возможностей и снабдит механизмами контроля за исполнением принятых решений. Постановка управленческого учёта осуществляется на основе стандарта US GAAP.
При постановке учёта на предприятии в первую очередь создаётся система бюджетирования. Рыбакова О.В. Бухгалтерский управленческий учет и управленческое планирование. - М.: Финансы и статистика.- 2005.
Следующий этап - постановка управленческого учёта и регламентация контроля и анализа (план счетов, формы отчётности, схемы анализа, регламентирование процедуры сбора и консолидации учётных данных).
Идеальная ситуация, если данные для управленческого и финансового учёта вводятся в одну программу
Рассмотрим два основных варианта организации управленческого учёта.
Первый вариант - одна база данных: все учётные документы поступают в бухгалтерию и по каждому первичному документу формируются бухгалтерские и управленческие проводки (или после формирования управленческих проводок бухгалтером - аналитиком, в финансовую бухгалтерию для формирования официальных бухгалтерских проводок). Преимущество варианта - наиболее точно соответствует основным принципам ведения учёта и позволяет полнее отразить деятельность предприятия. Недостаток - создание интегрированной бухгалтерской системы.
Второй вариант - две базы данных: в управленческую базу данных информация вносится после отражения в базе бухгалтерского учёта, финансовая бухгалтерия работает в обычном режиме, предоставляя свою базу данных бухгалтеру - аналитику, для последующей трансформации консолидированными данными.
Следует отметить, что систему управленческого учета каждое предприятие может ставить, исходя только из своих целей и видения перспектив развития. Использование системы управленческого учета способствует совершенствованию всего процесса управления организацией, создает реальные возможности для его оптимизации.
Олег Фракин, Винный Мир, Москва. [email protected]
Тотальный контроль или с чего все началось
Компания "Винный Мир Холдинг" занимается оказанием услуг при импорте алкогольной продукции из стран ближнего и дальнего зарубежья. Мы выполняем роль агента, действующего от своего имени, но за счет нашего клиента. А так как мы участвуем во взаиморасчетах с иностранными поставщиками, то через счета компании "Винный мир" транзитом проходит огромное количество денежных средств, требующих тотального учета в разрезе большого числа аналитик. Рынок оказания такого рода услуг имеет очень высокий уровень конкуренции и требует быстрой реакции на изменение внешней конъюнктуры. Так или иначе, но у каждого предприятия со временем возникают причины, толкающие руководство к принятию решения о постановке управленческого учета. В нашей организации таких причин было две: динамический учет состояния взаиморасчетов с клиентами и необходимость наличия оперативной информации для принятия управленческих решений, а величина денежного потока и многофакторность в формирования себестоимости услуг привели к необходимости автоматизации процессов управленческого учета.
Управленческий учет ведут все. Каждый по-своему.
Итак, господа, начнем. Ни для кого не секрет, как, в разрезе бухгалтерского учета, работает и чем живет средняя российская коммерческая компания. Управленческий учет ведут ВСЕ! Для некоторых он заменяет бухгалтерский, но мы такие компании не знаем и надеемся, что их и не существует. Большинство компаний, с которыми я сталкивался на практике, делают это либо в MS Excel (MS Access), либо в дополнительной бухгалтерской программе, либо самостоятельно пишут специальные приложения.
До принятия решения об автоматизации управленческого учета в нашем холдинге, данная работа велась в MS Excel, что приводило к многочисленному дублированию при вводе информации (минимум четырежды), а также огромному числу ошибок из-за так называемого "человеческого фактора". Подготовка любого отчета требовала большого количества времени, а получить ретроспективу какого-нибудь показателя, например за год, представлялось вообще невыполнимой задачей. Часто возникали случаи, когда денежные средства предназначенные одному поставщику ошибочно перечислялись другому, а еще хуже, если в таможенные органы – их оттуда вообще не вернуть и приходилось в срочном порядке принимать решения об их освоении. Как следствие, возникла потребность в систематизации данных с различных отделов в единой базе и системе автоматического контроля.
Как мы выбирали "коробочку"
В связи с этим встал вопрос: либо мы берем готовый программный продукт и конфигурируем под себя, либо берем группу программистов и пишем сами. Проанализировав опыт своих партнеров и клиентов, мы пришли к решению, что нет смысла "изобретать велосипед". Основные критерии, которые нами использовались при выборе системы автоматизации, следующие:
- Отсутствие двойного ввода данных
- Совместимость с бухгалтерской программой
- Гибкость в настройках и формирование отчетов
- Цельная система бюджетного планирования
- Наличие элементов финансового анализа, для принятия управленческих решений.
- Наличие план-фактного анализа
- Возможность работы с несколькими юридическими лицами
- Качественная система безопасности.
Приняв решение сохранить используемую в нашей компании бухгалтерскую программу, ограничились в выборе программного продукта, представляющего собой надстройку над 1С:Предприятие... Далее было несколько путей по внедрению данного программного продукта. Крайние из них: минимальный – купить "просто коробочку"; максимальный - купить полный перечень консультационных услуг и в т.ч. коробочку. Опять же, имея некоторый опыт по внедрению систем автоматизации, пошли по второму пути. Это было обусловлено еще и тем, что данная автоматизация охватывала не только отделы финансовой службы холдинга, но и практически все подразделения холдинга, в т.ч. даже секретарскую службу, которая составляет бюджеты по канцелярским товарам и представительским расходам.
Внедрение проходило в несколько этапов. Хотя у консультантов более подробная детализация этапов, глобально их можно разделить на четыре.
Сначала надо обучиться
Первый этап – обучение основам финансового менеджмента, скажем так – для не финансовых менеджеров. Введение понятий и классификации затрат, понятий бюджетного планирования и так далее. Обучению подверглись вся финансовая служба, весь клиентский отдел и топ-менеджмент компании. Занятия проходили в нашем офисе в течение 4 дней с 10 утра до 17.00 с перерывом на обед. Тут возникла сразу первая проблема. Невозможно всю финансовую службу отвлечь на весь рабочий день, а использовать "вахтовый" метод тоже не корректно. В итоге мы были вынуждены "сжать" график обучения, а основной работой заниматься до 23 часов вечера. На мой взгляд, в таком режиме качественного обучения провести не возможно. Гораздо эффективнее было бы провести это в выходные, а еще лучше на какой-нибудь загородной базе, что правда дороже морально и материально, зато без помех.
Теперь можно приступать к "разборкам"
Второй этап – "разборка" конкретной ситуации в нашей компании. Этот этап включал в себя:
- анализ организационной структуры холдинга, выработка на ее основе финансовой структуры с выделением соответствующих центров финансовой ответственности (формирование проекции ЦФО - Оргзвенья)
- разработка бюджетов и распределение статей по ЦФО, определение ответственных по наполнению и исполнению бюджетов.
- привязка конкретных хозяйственных операций к бюджетным статьям.
- разразработка управленческого плана счетов со всеми необходимыми справочниками и аналитиками.
Этот этап состоял из двух курсов продолжительностью 4 дня каждый и был самым дмлительным и сложным, особенно в холдинговой структуре с ее хитросплетенными связями. Каждый раз казалось, что вот уже все – определились, как всплывал какой-то дополнительный аспект, и приходилось вносить новые корректировки.
К формированию финансовой структуры надо подойти особенно внимательно – это основа Вашего дальнейшего благополучия. Во многих организациях, в том числе и в нашей, не существовало четко описанной и утвержденной организационной структуры, со всеми взаимосвязями, системой подчинения и ответственности. Соответственно, встал вопрос об утверждение данной структуры, что, на самом деле, оказалось длительным процессом. Поэтому, чтобы не терять драгоценное время в процессе тренинга, делать это следует заранее. На основе качественной организационной структуры построить финансовую структуру, особенно под руководством консультантов, не представляет особого труда. Единственное условие – присутствие всех руководителей подразделений, так как они будут нести ответственность за формирование бюджетов по своим ЦФО (Центр Финансовой Ответственности – один из основополагающих терминов бюджетирования). Выработка бюджетной структуры требует от участников проекта комплексного видения своего бизнеса, что позволяет определить необходимое и достаточное количество бюджетов и их статейное наполнение. Соответственно, данный этап требует присутствия руководства высшего звена, что часто тоже является проблемой. Определение необходимого количества бюджетов тоже немаловажный процесс. Здесь главное - не перестараться. Бюджет – это план, который надо готовить и весьма тщательно. В нашей компании, в процессе обучения было определено 16 бюджетов, реально из которых в работе используются не более 8. Остальные же просто переписываются с предыдущего периода или вообще с приказа, как, например бюджет ФОТ. Бюджеты надо формировать только по тем статьям, по которым Вы реально хотите по истечении планируемого периода анализировать планово-факторные отклонения. Действуйте по классическому правилу 20 на 80, когда 20 % статей затрат содержат в себе 80% всех расходов организации. Не углубляйтесь до мелочей!
Управленческий план счетов – это совершенно отдельный процесс, особенно если у вас бухгалтерский учет "живет" отдельно от управленческого. С профессиональной точки зрения считается неправильным формировать бюджет по налоговым платежам и налоги на результат финансовой деятельности относить на затраты. Во-первых, бюджет надо создать. Определиться с основной валютой. Кстати, не торопитесь выбирать доллар основной валютой, если большинство взаиморасчетов идет в рублях. Борьба с курсовыми разницами и постоянные разъяснения клиенту, почему сальдо по валюте ноль, а по рублям нет – далеко не самое приятное занятие, да еще отнимающее немало времени. Во-вторых, необходимо внимательно и аккуратно настроить перенос бухгалтерских проводок из бухгалтерского плана счетов в управленческий. С первого, и даже со второго раза ничего не потерять – практически не решаемая задача. Готовьтесь потратить много времени, сил и нервов. Хотя нервы поберегите, они пригодятся Вам дальше, когда будете внедрять данный продукт в жизнь.
Еще один немаловажный момент. Как только вся работа выполнена по бюджетам, хозяйственным операциям и статьям, происходит следующая ситуация: кто-нибудь из высшего руководства, прослушав тренинг всего раза два, пытается проконтролировать как идет процесс. Не зная всех тонкостей построения финансовой структуры, он начинает вносить изменения, что влечет за собой огромный объем работ по переделке всех бюджетных связей. Результат – при проделывании работы консультантами и сотрудниками в следующий раз, они стараются закончить все как можно быстрее, что тоже может вызвать ряд ошибок. Рекомендации – обязательный патронаж всего процесса одним из ТОП –менеджеров компании, либо полное доверие руководителю финансовой службы.
Внедрение по закону Мерфи
Третий этап – внедрение. Это вообще отдельная история. Готовьтесь к тому, что по срокам вам точно придется воспользоваться одним из Законов Мерфи, гласящем, что запланированное время на выполнение какой-либо работы надо умножить на два и перевести в следующую систему измерения, т.е. двух месячный срок превращается в четыре года. Это конечно шутка, но не далекая от истины. И это не связано с недоработками в продукте, хотя "подгонка" его под собственные нужды тоже отнимет много времени. В основном время "пожирает" административный фактор и высокая степень занятости.
А если ваша компания еще и динамично развивающаяся, то мой совет сразу сделать следующие шаги:
1) еще до начала обучения и внедрения, а лучше, как только вы подумали, что вашей компании необходима автоматизация управленческого учета, сразу взять для этого отдельного сотрудника, – лучше в должности заместителя финансового директора. Сам процессе не предъявляет каких-либо особых требовании к данному сотруднику, но лучше, если у него будет "свежее" экономическое образование, предпочтительнее - финансовый менеджмент, и опыт управления коллективом бухгалтеров. Данная необходимость вытекает из того, что реально за реализацию данного проекта будет отвечать финансовый директор, а так как на нем лежит еще много административных функций и он обычно "завален" текущими делами, то он может только координировать процесс. Но он не сможет ходить по отделам, собирать необходимую информацию, формировать типовые проводки и так далее. Поверьте, что даже после проведения тренинга, придется еще много раз объяснять зачем нужен бюджет и чем расходы отличаются от затрат. Нужен человек, для которого данный продукт будет, как родной. Опыт показывает – без такого человека процесс затянется на годы. Что делать с ним после проекта – вопрос индивидуальный;
2) какую бы вы не использовали бухгалтерскую программу, понадобится специалист в этой области. В большинстве крупных компаний программист есть в штате, если так, то это лучший вариант. Если вы не можете позволить себе содержать отдельного человека, необходимо заранее договориться с обслуживающей вас компанией о том, что вам понадобится больше внимания с их стороны на данный период. Хотя, при покупке такого программного продукта, в стандартный пакет всегда входит энное число часов бесплатной помощи, вряд ли удастся быстро получить в свое пользование консультанта, т.к. предварительно надо с ним договориться о встрече, к тому же неразумно обращаться за помощью каждый раз, когда необходимо внести какие-нибудь незначительные изменения;
3) если вы уже ведете управленческий учет, то надо оценить степень загруженности сотрудников, занятых в этом процессе. Необходимо понимать, что внедрение автоматизации не пройдет мгновенно, обязательно будет переходный период, когда работа будет вестись одновременно в двух системах – старой и новой. А это, как минимум, двойной объем работы, а с учетом новизны продукта – тройной. Это, естественно, не подразумевает удваивание штата финансовой службы, но в нашем случае, был принят на работу еще один человек, уровня рядового бухгалтера. На сколько долго затянется данный процесс зависит, естественно, от размеров вашей компании, но и также не в меньшей степени и от административного воздействия на сотрудников, так как вы наверняка столкнетесь с некоторым нежеланием ваших сотрудников использовать новый продукт. В нашей компании это процесс занял более месяца, и даже до сих пор часть информации дублируется в Excel.
Но и это еще не все
Итак, предположим, что вы выполнили все вышеизложенное и готовы начать работать с новой программой. Для начала, необходимо занести остатки на какую-то отчетную дату и дальше двигаться, отталкиваясь от них. Бизнес - это постоянное движение, и сложно в рабочие дни и часы застать некоторое состояние покоя, которое можно зафиксировать в цифрах. Советую в течение некоторой рабочей недели провести подготовку к внесению остатков и выйти на работу в выходные. И уже в спокойной обстановке вывести все остатки и занести их в программу. Главное – не оставляйте незаполненных значений, если по какой-то причине не удалось получить точное значение параметра, внесите приблизительное. Лучше откорректировать позже, чем откладывать начало работы до уточнения таких параметров. Иначе в понедельник опять "навалится" текучка, вы не успеете сделать задуманное, тут же "поплывут" другие остатки и т.д.
Не стройте иллюзий, что все пройдет гладко. Обязательно будут какие-то непредвиденные ситуации. Например: сервер "рухнет", вирусы или налоговая проверка нагрянет, а то и время праздников и отпусков неожиданно подойдет.
И не стройте иллюзий...
Давайте попробуем реально оценить сроки, необходимые на реализацию системы автоматизированного бюджетного управления:
| N | Этап | Сроки | Примечания |
| 1 | Принятие решение об автоматизации | 3-4 недели |
Зависит от способности фин. директора убедить собственников и руководство. Согласование бюджета |
| 2 | Подбор кадров (Зам. фин. директора) | 5-6 недель |
Совет: используйте кадровые агентства. |
| 3 | Выбор продукта | 5-6 недель |
Можно объединить с п.2. |
| 4 | Подбор кадров (бухгалтер) | 5-6 недель |
По необходимости, можно объединить с п.2. |
| 5 | Обучение | 4-5 недель |
Длительность этого периода зависит от того, как быстро от этапа к этапу вы будете готовить необходимые материалы |
| 6 | Установка, наладка | 1 неделя |
Зависит от наличия собственного программиста |
| 7 | Обучение работы именно в программе | 1-2 недели |
Сотрудникам необходимо выделить время в течение рабочего времени на постепенное осваивание продукта |
| 8 | Процесс начала работы | 1-2 недели |
Постоянно откладывается, требует волевого решения |
| 9 | Непредвиденные ситуации | 2-3 недели |
Будут обязательно! |
| 10 | Отладка и доработка | вечно... |
Указанные в таблице сроки, носят, естественно, субъективный характер, но поверьте опыту, вряд ли они будут короче. В итоге у нас получается срок от принятия решения финансовым директором о необходимости автоматизации до начала ведения всех операций в новой программе - где-то 6 месяцев. С учетом специфики нашей компании это заняло около года. Но не стоит пугаться данных сроков, это нормальный период для внедрения такого жизненно важного инструмента, как бюджетное управлении. К тому же вы получите неоценимый профессиональный и жизненный опыт.
Так стоит ли игра свеч?
Постановка и автоматизация управленческого учета позволила нам решить те наболевшие проблемы, которые упоминались выше.
Наличие информации в режиме on-line позволило передать контроль над дебиторской задолженностью клиентов менеджерам клиентского отдела. Автоматизация выставления счетов позволила так же передать эту функцию коммерческой службе. Удалось практически полностью исключить "человеческий" фактор, резко сократить время на подготовку отчетов и особенно, проведения экономического анализа деятельности компании. Появилась возможность проводить план-фактный анализ. Руководители отделов стали действовать в рамкам установленных бюджетов. Мы начали планировать и контролировать свои доходы и расходы, что привело к общему снижению издержек по компании, так как теперь любые расходы сверх плана требовалось согласовывать с руководством компании.
Качественная оперативная информация позволила руководству компании принять ряд краткосрочных стратегических решений и достичь выгодных договоренностей на рынке.
На мой взгляд, в современном мире невозможно быть динамично развивающейся компанией, не обладая качественной и, самое главное, оперативной информацией. А достичь этого возможно только при наличии автоматизированного управленческого учета.
Постановка управленческого учета на предприятии - это актуальная задача в современных условиях для компаний всех видов деятельности, особенно для компаний со сложной организационной структурой. Для принятия управленческих решений руководителям всех уровней необходимо получать объективную информацию в оперативном режиме. Система управленческого учета позволяет оптимизировать учет затрат, помогает улучшить результаты финансово-хозяйственной деятельности в целом.
Внедрение управленческого учета на предприятиях позволяет создать глобальную систему, обеспечивающую решение целого комплекса задач, связанных с управлением компанией и оперативным планированием. Постановка управленческого учета на предприятии, в частности, осуществляется для достижения следующих целей:
Рисунок 1. Анализ финансово-экономического состояния предприятия на основании управленческих отчетов на примере программного продукта «WA: Финансист».
Постановка управленческого учета с нуля и его последующая автоматизация связаны с реализацией нескольких этапов. Конкретный поэтапный план внедрения управленческого учета может варьироваться в зависимости от потребностей конкретной компании.
Необходимо добавить, что предварительно у компании должен быть разработан стратегический план развития, определены цели, приоритетные направления развития. Стратегический план является важным ориентиром для бизнеса при принятии конкретных управленческих решений: компания должна знать направление движения, а с помощью управленческого учета она определяет свое «местонахождение» в данный момент.
Этапы постановки управленческого учета на предприятии
Логика постановки системы управленческого учета в данном примере следующая: первоначально определяется отчеты, которые требуются для руководства или внешних пользователей отчетности (например, кредитных организаций или инвесторов), а затем определяются данные, которые должны быть учтены для получения данных отчетов.
Этап 1
1.1. Оценить информационные потребности с учетом специфики предприятия.
Информационные потребности можно определить исходя из форм основных отчетов, которые требуются руководству для принятия решений, или для внешних инвесторов. Информация должна быть достаточной, но не избыточной.
1.2. Необходимо определить состав и объем работ.
1.3. Разработать план мероприятий, связанных с постановкой управленческого учета и его внедрением.
Этап 2
Провести анализ существующего положения дел на предприятии:
Этап 3
3.1. Разработать и утвердить проект по организационной структуре компании:
3.2. Разработать и утвердить финансовую структуру компании:
Этап 4
4.1. Разработать систему формирования управленческой отчетности.
Постановка управленческой отчетности призвана упорядочить процесс подготовки управленческой отчётности. Во внутреннем Положении по её созданию следует чётко определить источники данных для получения каждого отчётного показателя вплоть до указаний тех счетов, субсчетов и субконто бухгалтерского и/или оперативного учёта, которые должны содержать необходимые учётные сведения. В итоге будет сформирован запрос на необходимую управленческим службам учётную информацию об активах, обязательствах, капитале, доходах, расходах и хозяйственных процессах. Это поможет установить степень детализации информации на счетах аналитического учёта. В таком же порядке формируется запрос на полезную управленческим службам плановую, нормативно-справочную, финансовую и другую информацию.
Этап 5
5.1. Разработать учетную политику.
Учетная политика должна определять основные параметры управленческого учета. Например, учетная политика по необоротным активам может включать такие параметры, как обособленный учет необоротных активов, метод оценки основных средств, метод переоценки активов (если будет использоваться переоценка), метод амортизации основных средств, метод амортизации нематериальных активов и т.д.
5.2. Разработать систему учета затрат управленческого учета:
5.3. Разработать и утвердить:
Этап 6
6.1. Построить систему внутреннего контроля и утвердить соответствующее положение.
Система внутреннего контроля предназначена для проверки точности и полноты управленческого учета, своевременности внесения данных в систему, предотвращение ошибок и т.д.
Этап 7
7.1. Сформировать техническое задание.
Основная задача технического задания – определить и прописать требования к автоматизированной системе управленческого учета. Требования должны соответствовать трем к критериям: понятность, конкретность и тестируемость.
Необходимо подчеркнуть, что на данном этапе пока не важно, на какой платформе будут реализоваться данные требования. С другой стороны, если речь идет о внедрении системы управленческого учета на основе уже определенного программного продукта, то такая связь может быть, но только на уровне экранных форм, форм отчетов и так далее.
7.2. Осуществить выбор программного продукта, который максимально соответствует требованиям к системе либо требует минимальных доработок.
7.3. Автоматизировать управленческий учет на базе выбранного программного продукта.
Одним из вариантов является автоматизация на базе «WA: Финансист. Управленческий учет». Продукт «WA: Финансист. Управленческий учет» - это универсальное решение, в основу которого положены эффективные методы и управленческая отчетность, в том числе, по международным стандартам финансовой отчетности (МСФО).
Таким образом, постановка управленческого учета должна начинаться с методологии, а заключительным этапом должна являться автоматизация. Эффективное использование управленческого учета невозможно без внедрения средств автоматизации. Результатом проделанной работы будет сформированная управленческая отчетность, максимально соответствующая потребностям менеджмента компании или внешних пользователей.
Большую роль при постановке управленческого учета играет проектный подход к решаемой задаче: создание проектной команды, определение этапов работ, установление сроков завершения каждого этапа, а также ведение проектной документации.
В данной статье рассмотрена пошаговая методология постановки управленческого учета, позволяющая поставить задачу программистам для ав-томатизации управленческого учета на предприятии. Конечно же, невозможно отразить в полной мере и глубоко все аспекты построения системы управленческого учета, поэтому автором изложен общий подход к данному вопросу, а также некоторые существенные моменты, связанные с содержанием и последовательностью действий при постановке управленческого учета.
Процесс постановки управленческого учета можно представить в виде последовательных шагов, состоящих из трех крупных блоков (рисунок).
При описании будем использовать следующие два термина: As Is - означает «как есть», т. е. в том виде, в котором процесс существует в настоящее время; To Be - как «должно быть», т. е. измененный процесс, в том виде, в котором он должен существовать.
Рассмотрим подробно каждый из блоков.
Шаги постановки управленческого учета
АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ (AS IS)
Постановка управленческого учета на предприятии начинается с анализа деятельности и существующей системы управленческого учета. На предприятии может не быть ярко выраженной системы управленческого учета, однако обязательно существует бухгалтерская система, при анализе которой можно выявить ряд функций управленческого учета.
Определение взаимосвязи системы управленческого и бухгалтерского учетов выходит за рамки данной статьи, здесь лишь отметим, что управленческий учет должен быть отделен от бухгалтерского и действовать независимо. Общим для двух систем является только набор первичных документов, из которых поступает информация.
Построение бизнес-процесса (As Is)
. Основой постановки системы управленческого учета является производственный бизнес-процесс предприятия. Управленческий учет, не базирующийся на физическом бизнес-процессе деятельности предприятия, функционирует некорректно и не может служить базой для принятия управленческих решений.
Данный шаг зачастую игнорируется, так как специалистам кажется, что они досконально знают процессы собственного предприятия. Но даже начальники цехов, знающие досконально свой участок работ, после формализации бизнес-процесса, отмечали для себя полезность, так как некоторые моменты были для них новыми. Связано это с тем, что обеспечением функционирования бизнес-процессов занимается большое количество работников, каждый из которых фокусируется на своем участке работ. Формализованный бизнес-процесс позволяет проектной команде получить доступ к комплексному знанию многих специалистов-производственников.
В ходе построения бизнес-процесса основной деятельности должны обязательно принимать участие производственники.
Следует избегать следующей ошибки: общаться со специалистами, не осуществляющими анализируемый процесс. Например, многие экономисты на предприятии считают, что знают процесс, так как оперируют фактическими учетными данными. При проведении интервью они могут грамотно рассказать о том, как осуществляется деятельность на том или ином производственном участке, однако, они представляют процесс в том виде, в котором он должен функционировать, а не в том, в котором он фактически осуществляется. При более детальном изучении, общении с производственниками на местах, понимаешь, что многие коммуникации нарушены и процесс, постоянно видоизменяясь, принял определенную форму, которую можно проанализировать, только опираясь на знание специалистов-производственников, непосредственно осуществляющих процесс.
Существует много стандартов построения бизнес-процессов, однако по опыту работы можно выделить наиболее приемлемый стандарт IDEF0.
Данный стандарт прост и интуитивно понятен даже необученному человеку. Он довольно быстро изучается, но вместе с тем содержит в себе жесткие ограничения, позволяющие «собрать воедино» видение большого количества работников и представить в едином формате.
Прорисовка документооборота (As Is)
. В рамках построения системы управленческого учета анализируется только документооборот, относящийся к учету затрат и доходов. Такими являются все документы первичного учета на производстве: накладные, лимитно-заборные карты, акты, наряды и прочие документы, отражающие специфику отдельных бизнесов, такие как купажные листы для винодельческого производства, путевые листы техники для сельского хозяйства и т. д.
К анализируемому документообороту относятся также все сводные документы и отчеты, созданные на основании первичных данных. Документами наиболее высокого уровня являются три формы финансовой отчетности, построенные на основании управленческих данных: баланса, отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств.
Не нужно анализировать и включать в систему управленческого учета документооборот, связанный с договорным, кадровым учетом, специфические документы бухгалтерского учета (журналы-ордера, бухгалтерские справки и т. д.). Система документооборота неразрывно связана с физическим бизнес-процессом деятельности компании.
Построение таблицы документооборота
. Для детального изучения маршрутов движения документов, участников документооборота и вносимой в документы информации систематизируются следующие данные: наименования всех первичных документов с указанием процесса, в результате которого был составлен документ, назначение документа, составитель, количество экземпляров, от кого и кому передается документ и в какие сроки, а также какая информация и кем вносится в данный документ. Информацию лучше всего представлять в табличном виде, где по строкам указаны документы, а по столбцам представлены указанные характеристики.
Многие документы имеют нескольких участников документооборота: составителем документа может быть один работник, вносить информацию могут другие работники, а утверждать - руководитель. Все эти аспекты должны быть отражены при построении документооборота.
Анализ работы с первичными документами
. На следующем этапе анализируются бланки первичного учета. Основной задачей является определение методики заполнения документа, расчетов, осуществляемых с данными, содержащимися в документе, сценариев заполнения документов. Обрабатывается каждый первичный документ, содержащийся в таблице документооборота.
Следует особое внимание уделить специфическим документам, присущим каждому отдельному бизнесу. Специфические документы зачастую имеют особенности, о которых необходимо знать, для разработки корректной системы учета.
Изучение методики расчета затрат и внутренней отчетности (As Is)
. Изучение методики расчета затрат базируется на анализе бухгалтерских (или управленческих) проводок, отвечающих за распределение затрат между местами возникновения затрат и расчет себестоимости отдельных видов продукции.
Конечно, идеальным является случай, когда методика расчета затрат содержится в утвержденном положении об учетной политике предприятия, однако на подавляющем большинстве предприятий эти сведения являются не формализованными и требуют выяснения посредством интервьюирования бухгалтеров.
Основными необходимыми сведениями являются данные о структуре мест возникновения затрат (МВЗ), а также полный перечень объектов калькулирования, в качестве которых выступает как готовая продукция, так и все полуфабрикаты, для которых рассчитывается производственная себестоимость.
Анализируется существующая на предприятии методика распределения затрат вспомогательных цехов, а также базовые показатели перераспределения накладных затрат основных подразделений по видам продукции. В конечном счете, определяется порядок формирования фактической себестоимости единицы продукции.
В рамках изучения внутренней отчетности анализируются существующие отчеты, предоставляемые специалистам предприятия. При анализе указываются данные, содержащиеся в отчете, периодичность составления отчета и кому передается отчет.
При изучении системы отчетов анализируется содержащаяся в отчетах информация и потребители данной информации.
ПОСТАНОВКА ТРЕБОВАНИЙ К СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА
После анализа существующей системы учета ключевым шагом является постановка требований к будущей системе управленческого учета.
Сначала необходимо определить основную цель постановки учета, например: корректный расчет себестоимости видов продукции, поступление качественной информации для принятия управленческих решений, прочие. К примеру, некоторые предприятия посредством внедрения системы управленческого учета хотят усилить контроль над расходованием определенных ресурсов, обосновать нормы расходов, принятые на предприятии. Существенный интерес вызывает такая цель, как персонализация ответственности за определенные участки деятельности.
Необходимо определить потребителей управленческой информации и оценить их потребности. Список требований управленческого учета должен быть детальным и затрагивать практически все вехи будущей системы. Приведем только некоторые из них:
- степень детализации учета затрат по видам продукции;
- порядок перераспределения затрат вспомогательных подразделений;
- определение учетного периода;
- степень автоматизации учета и точки ввода информации;
- точное определение статей затрат, списываемых на счета 23, 91, 92, 93, 94;
- определение структуры трех основных финансовых документов (баланса, отчета о прибылях и убытках и отчета о движении денежных средств);
- определение плана счетов;
- определение главных пользователей системы и их требований к предоставляемой информации;
- прочие.
ПОСТРОЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА (TO BE)
После того как определены требования к создаваемой системе управленческого учета, начинается этап создания системы.
Три следующие задачи должны осуществляться параллельно и итерационно, так как являются взаимозависимыми: доработка первичных документов, создание методики расчета затрат и создание требований к системе отчетности.
Доработка первичных документов (To Be)
. В процессе доработки документов осуществляется изменение движения документов, бланков первичных документов и пересмотр участников процесса документооборота. Доработка первичных документов сводится к настройке документооборота таким образом, чтобы обеспечить автоматизированную систему управленческого учета всей необходимой первичной информацией для осуществления расчетов.
Документооборот анализируется с точки зрения следующих характеристик: достаточности вносимых данных, работников, вносящих информацию в документы, периодичности составления бланка документа. Любой из перечисленных параметров, не отвечающий требованиям создаваемой системы управленческого учета, должен быть изменен для обеспечения корректности расчетов, осуществляемых на основании данных, поступающих в систему учета.
За расчеты отвечает следующий шаг, который должен делаться параллельно и ставить требования к информативности первичных документов. Каждый документ в автоматизированной системе управленческого учета формирует ряд проводок, поэтому должны указываться все операции, которые могут описываться первичным документом, а также все проводки, которые осуществляются при каждой операции.
Следует сказать, что система управленческого учета должна обязательно базироваться на системе счетов. Наполнение системы данными осуществляется при помощи проводок. Для обеспечения требуемой детализации данных вводится аналитика для всех затратных счетов.
Все затратные счета имеют аналитику, обеспечивающую наличие данных о местах возникновения затрат, объектах затрат, статьях затрат и работах. Каждый первичный документ должен быть описан с учетом проводок, которые он формирует, с указанием возможных значений аналитики корреспондирующих счетов.
Создание методики расчета затрат (To Be)
. Методика расчета затрат описывает действия, которые осуществляются с накопленными на затратных счетах данными. Описывается алгоритм распределения затрат вспомогательных подразделений на основные подразделения, методика распределения накладных затрат по видам продукции с использованием базовых показателей, а также методика формирования себестоимости единицы продукции. Ключевыми элементами методики расчета затрат и калькулирования себестоимости являются: период осуществления расчетов, базы для распределения затрат и объекты калькулирования себестоимости.
Данный шаг является наиболее сложным и ответственным. Процесс создания методики расчета затрат и калькулирования себестоимости осложняется тем, что для различных видов бизнесов он различен. Вопрос создания методики калькулирования себестоимости должен рассматриваться только в привязке к определенному виду деятельности с учетом особенностей, существующих на предприятии. При этом, руководствоваться лучше типовыми рекомендациями калькулирования себестоимости, предложенными для различных отраслей.
Создание требований к системе отчетности (To Be)
. Система отчетности является завершающим этапом постановки управленческого учета. Ключевым моментом является определение пользователей автоматизированной системы управленческого учета. После того как пользователи определены, необходимо понять, какая требуется информация и определить периодичность ее предоставления.
Будем классифицировать отчеты следующим образом:
- Отчеты по движению ресурсов - содержат данные о состоянии и движении материальных ценностей по складам.
- Отчеты по затратам - предоставляют информацию по всем видам затрат по элементам и статьям, местам и объектам затрат.
- Отчеты по производству - содержат информацию о технологических аспектах производства.
- Отчеты по реализации - содержат данные о реализации продукции и услуг сторонним контрагентам.
Отчеты по движению ресурсов позволяют получить информацию о наличии товарно-материальных ценностей на любом из МВЗ в любой момент времени и о списании ТМЦ с одного МВЗ на другой за любой временной период.
Отчеты по затратам являются наиболее значимыми во всей системе отчетов, они содержат следующую информацию:
- затраты по статьям и элементам затрат по каждому МВЗ на конец отчетного периода (месяц, квартал, год);
- затраты по объектам затрат для каждого объекта затрат, на который были потрачены ресурсы (ремонт техники, строительные работы по объектам и т. д.);
- предварительные калькуляции себестоимости на конец месяца по всем видам продукции, произведенным в данном месяце;
- полные фактические калькуляции затрат по всем видам продукции на конец года;
- отчет о прибылях и убытках в целом по компании.
В таблице приведен пример требований к системе отчетов.
Проектные документы
Результатом работы проектной команды должны обязательно быть два документа:
- проект положения по управленческому учету и
- техническое задание программистам для автоматизации управленческого учета.
Требования к отчетам на примере винодельческого производства
В проекте положения по управленческому учету содержится вся необходимая работникам предприятия информация, позволяющая наладить заполнение первичных документов, и документооборот для обеспечения автоматизированной системы управленческого учета необходимыми данными:
- описание бизнес-процессов предприятия;
- описание документооборота по подразделениям предприятия;
- описание первичных документов с представлением бланков, указанием ответственных и алгоритма заполнения каждого документа;
- методика распределения затрат и калькулирования себестоимости продукции;
- система управленческих отчетов.
Потребителями проекта положения по управленческому учету, в конечном счете, являются работники предприятия, обеспечивающие функционирование управленческого учета. Данный документ является только проектом, так как должен быть протестирован, откорректирован и внедрен на предприятии по всей форме работы с положениями предприятия.
Техническое задание программистам содержит специфические данные, требующиеся для описания работы системы управленческого учета с точки зрения обеспечения целостности данных и осуществления расчетов. В данном документе содержатся:
- справочники;
- казание, какие именно данные из первичных документов попадают в автоматизированную систему учета;
- описание методики расчетов;
- форматы отчетов с указанием источника данных.
Потребителем данного документа является команда программистов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Система управленческого учета состоит из трех компонентов: системы первичных документов, обеспечивающих учетную систему данными, методики расчета затрат, содержащей алгоритмы распределения и пересчета затрат, а также системы отчетов, отвечающей за предоставление данных, содержащихся в системе учета.
Все три компонента взаимосвязаны, так как без обеспечения требуемой детализации вносимых в первичные документы данных не будет возможности применить корректный алгоритм расчета затрат, а без указания формы определенного отчета содержащиеся в системе данные не попадут к пользователю. Поэтому, при постановке управленческого учета очень важно обеспечивать взаимосвязь между формами первичных документов, методикой расчета затрат, а также системой управленческих отчетов.
Необходимо однозначно определиться с дальнейшей автоматизацией процесса: кто и какими средствами будет осуществлять автоматизацию.
Следует также помнить, что система управленческого учета должна согласовываться с системой бюджетирования, в противном случае невозможно будет осуществить отслеживание выполнения запланированных показателей.
Изложенный в статье подход к постановке автоматизированной системы управленческого учета является универсальным и с той или иной степенью детализации может быть применен на предприятиях любых размеров.
Управленческий учет обеспечивает руководство компанией информацией, нужной для принятия управленческих решений и менеджмента.
Корректно поставленный управленческий учет с нуля позволяет получить всю необходимую информацию для расстановки приоритетов в бизнесе компании и для возможности прогнозирования и планирования дальнейшей работы, а также дает базу для оценки перспективности различных рыночных возможностей и обеспечивает инструментами контроля за исполнением принятых решений.
Опыт показывает, что основная масса предприятий начинает решать вопрос постановки управленческого учета на предприятии с каких-то отдельных блоков или направлений, в то время как эту работу надо начинать с самого главного, а именно разработать подробную учетную политику и форматы отчетов для руководства, двигаясь сверху вниз. Любой другой подход даст фрагментарный результат и превратится в постоянный процесс доделывания чего-то.
Следующим шагом, где происходит значительное количество ошибок – это внедрение программного продукта. Во-первых, эти ошибки допускаются из-за того, что не были положены на бумагу учетная политика для управленческих целей и формы отчетности. Во-вторых, компании, занимающиеся внедрением, хотят продать то, что они уже умеют делать, а не то, что нужно предприятию.
Чтобы не наступить на те же грабли, следует очень тщательно подойти к вопросу выбора консультанта по вопросу как методологии, как и внедрении.
Наша компания уже осуществила много успешных разработок и внедрений для предприятий различных отраслей, поэтому стоит присмотреться к нашим ценам и условиям
Цена на постановку и ведение управленческого учета
Окончательная цена на услугу зависит от требований руководства, от характера деятельности предприятия, от сложности бизнес цикла и детализации учета. Также принимается во внимание методика калькуляции себестоимости, которая будет применена.
Постановка управленческого учета с нуля – это сложный процесс, и если у Вас нет такого опыта, не стоит экспериментировать на своем предприятии. Это отвлечет много времени и денег, но вероятнее всего не принесет полноценного результата.
